De esta forma, con el objetivo de mejorar el servicio de inscripción escolar en mente, nos juntamos a planificar dinámicas con el Ministerio de Educación. Lo primordial era trabajar para que las familias estuvieran mejor informadas, tuvieran más cercanía con las escuelas y un mejor acompañamiento a lo largo de todo el proceso de inscripción.
¿Por dónde empezamos?
Comenzamos la exploración y nos sumergimos a estudiar el material y analizar todo el recorrido. Empezamos analizando los actores que eran parte del viaje, descubriendo quiénes eran y cuál era su rol dentro del proceso. Entendimos en profundidad las plataformas y cómo se conectaban entre sí. Escuchamos y recopilamos testimonios de padres y madres, y así comenzamos a armar un rompecabezas de cómo se percibía la experiencia en el proceso de inscripción escolar.
“Conseguir que todos los recursos con los que contamos, que están dispersos, se consoliden en una experiencia resignificada e integral para las familias en la asignación de escuelas.”
La exploración y el análisis realizado nos permitió ver el proceso de principio a fin. Para traer esa experiencia a lo tangible fue que creamos la mencionada historia de “La vacante de Anselmo” en la que abordamos la experiencia actual y diseñamos una nueva. Nos propusimos ser parte de un desafío común en donde todos los recursos que estaban dispersos pudieran consolidarse en una única experiencia para las familias en la asignación de las escuelas.
¿Cómo fue el proceso de trabajo?
Primero trabajamos un mapa de comunicación con el objetivo de poder visualizar todos los puntos de contacto que realiza el Ministerio de Educación con el/la ciudadano/a durante el proceso de inscripción. Armamos un esquema con todos los canales que se manejaban y trabajamos en cada momento de la experiencia intentando responder:
- ¿Qué se comunica?
- ¿Cómo se comunica?
- ¿Quién es el área responsable de comunicar?
- ¿Para qué se comunica?
El segundo mapa fue el de la experiencia, creado a partir de puntos claves durante el proceso de investigación. Nos enfocamos en los interrogantes de:
- ¿Cuál será la entrada principal para comenzar el viaje?
- ¿Cómo se comunica la información importante?
- ¿Cómo ajustar el formulario?
- ¿Cuáles son los ejes claves a mejorar?
Por último trabajamos el mapa de información con el objetivo de construir una puesta en común de lo que se quiere informar y qué es lo que los padres y madres necesitan encontrar, descubriendo así nuevas necesidades y oportunidades. Levantamos los hallazgos de entrevistas realizadas y esquematizamos los ejes importantes para informar de la manera más clara y simple posible.
¿Cuáles fueron los resultados?
Rediseñamos cuatro plataformas en las que trabajamos en tener la información accesible para mejorar el formulario de inscripción en línea. Para ello, trabajamos en escuchar las necesidades del área y en entender sus puntos de dolor en todo el proceso.
Además, el contexto de pandemia nos permitió la digitalización de la documentación sin dejar de lado la posibilidad de la presencialidad para quienes así la requirieran.
Entre las plataformas rediseñadas se encuentran la de inscripción escolar, el formularioinscripción en línea, la suma de un turnero para realizar la inscripción y/o validación documental de forma presencial, y un simulador de inscripciones que permite más transparencia en la búsqueda de escuelas.
Te compartimos el prototipo donde podrás visualizar nuestro proceso de trabajo y lo que logramos impactar. En paralelo, seguimos trabajando para mejorar cada vez más la experiencia de inscripción escolar. :)